Um aspecto super importante que aprendi, nos últimos anos, foi que as reuniões raramente se demonstram úteis, 99% das ocasiões um telefonema ou troca de emails revela-se de maior utilidade do que uma reunião e com certeza muito menos dispendiosos.
A maioria dos casos uma reunião tem um custo temporal enorme, que contabilizado no final, apenas 10/20% do tempo foi realmente produtivo, quer por má preparação da reunião quer pela falta de elementos concretos para discussão.
Defendo claramente que a execução de qualquer tipo de reunião apenas em casos extremos, de utilidade comprovada e raramente com duração superior a 30 minutos.
Vejamos o custo de uma reunião de 1 hora.
Imagine-se uma reunião com 3 elementos intervenientes com uma duração de uma hora, assuma-se um valor por hora de 75 Euros por cada um dos intervenientes.
3 * 75 Euro = 225 euros
O custo da reunião será cerca de 225 euros, se a esse valor adicionarmos despesas de deslocação para elementos intervenientes externos, vemos facilmente que talvez a reunião pudesse ser substituida por outro meio de comunicação, email, telefone ou mesmo fax.
Existem realmente casos em que uma reunião é inevitável, mas são raros os casos em que a reunião se torna num elemento produtivo do projecto, nos casos em que a reunião é inevitável deve ser efectuada no inicio do dia de trabalho ou no final, porque se vamos corrtar a meio o dia de trabalho, dividimos um dia de trabalho completo em dois ou mais pedaços de trabalho altamente improdutivos.
É a minha opinião e filosofia, alguém tem uma diferente?